В Беларуси запущен сервис по созданию бизнес-документации, которую составляет практически каждый предприниматель. Сервис упрощает работу бизнеса и делает процесс составления документов простым, последовательным и легким. О том, как работает сервис Smartdoc.by и кому он будет полезен рассказала специалист по маркетингу ООО "Картотека" Мария Воротникова.
Кому будет полезен сервис
По словам собеседницы, Smartdoc.by ориентирован на индивидуальных предпринимателей, малые и средние предприятия, самозанятых, работающих с юридическими лицами, бухгалтерские компании.
– Тех, кто в силу масштаба их бизнеса, этапа "взросления" не видит экономической необходимости в использовании “взрослых учетных систем” наподобие 1С, особенно если их бухгалтерия обслуживается на аутсорсе. И поэтому пока применяет для создания первичной документации "самописные решения" или текстовые редакторы и таблицы, делает собственные шаблоны и вручную, каждый раз заново, заносит в них данные по контрагентам и сделкам, – пояснила Мария Воротникова.
Но при таком подходе возникает вездесущий человеческий фактор – можно забыть поменять дату, ФИО директора компании, ценовые параметры товара, допустить досадную опечатку… А ведь безошибочность содержательной стороны документа – немаловажный фактор бизнес-отношений с контрагентами.
Владельцем сервиса Smartdoc.by является ООО "Картотека". Ей также принадлежит сервис проверки контрагентов Kartoteka.by.
Что собой представляет Smartdoс.by
Smartdoc.by – это выверенные шаблоны документов, которые сформированы из собственного опыта компании, совместно с юристами, бухгалтерами и налоговыми консультантами. Сервис позволяет автоматически генерировать документы, исключив необходимость повторного ввода информации. В итоге время, затрачиваемое на это, сокращается до 1-2 минут.
– В дальнейшем мы планируем наращивать число стандартных шаблонов, учитывая обратную связь и запросы реальных пользователей. Вероятно, разрешим создавать коллекции пользовательских шаблонов, полностью управляемых ими. Уже тестируется и скоро появится функционал для интеграции с внешними учетными системами и сервисами – таким образом, появятся форматы для обмена данными с ними, – добавила Мария Воротникова.
Автосценарии, собственные справочники и выгрузка документов: как Smartdoc.by облегчит работу?
Как рассказала Мария Воротникова, все шаблоны в сервисе можно адаптировать под особенности собственного бизнеса.
– Они гибкие по содержанию. Единожды потратив время на заполнение встроенных справочников о собственных реквизитах и реквизитах контрагентов, собственном прайс-листе, товарных позициях, такой документ собирается всего за несколько кликов, – рассказала Мария Воротникова.
Создав документ-исходник, который нужно будет формировать с таким же содержимым на ежемесячной основе, можно избавить себя от рутинных ежемесячных забот по их актуализации, воспользовавшись функцией "Автосценарии". Идеально для услуг и работ, выполняемых по "абонентской модели".
Smartdoc.by частично синхронизирован с сервисом "Картотека" по части данных. При вводе УНП контрагента, система автоматически предложит его корректное наименование и юридический адрес из ЕГР, заполнив ваш справочник. Это даст возможность избежать ошибок и снизит потребность в ручном вводе. Статус субъектов хозяйствования проверяется ежедневно.
Пользователю доступно создание собственных справочников товаров/работ/услуг. Можно внести данные с НДС или без НДС, назначить уникальный артикул, обозначить четыре вида валюты цены (причем для каждой валюты цена может быть уникальной).
В настоящее время также тестируется система быстрой загрузки данных прайс-листов сразу xls-файлом, без необходимости внесения каждой позиции в справочник вручную.
Предусмотрена функция брендирования документа своим логотипом, вставка скана подписи и/или печати, сохранения в сервисе и локально в PDF, а с мая - еще и в XML-формате.
Возможность выгрузки документов – для себя и бухгалтерии. Предусмотрена пакетная выгрузка документов в PDF и XML форматах, формирование описи/реестра документов (xls), описи + пакета документов.
Smartdoc.by также позволяет выгрузить документы в сопровождении специального реестра для сервиса работы с электронной цифровой подписью и электронными документами QuiDox.by, для последующего пакетного подписания ЭЦП и отправки в виде электронных документов в пару кликов.
– Благодаря автоматически сгенерированным реестрам и описям ваш бухгалтер будет избавлен от хаотичной стопки документов. Ему сразу видно, что это за документ, в отношении какого контрагента составлен, на какую сумму, в какой валюте. Это снимет много вопросов в общении с бухгалтерией, и обеспечит больше порядка для вас самих, – заметила Мария Воротникова.
Режим "Гость" поможет решить срочную сиюминутную задачу.
– Мы нацелены на то, чтобы клиент пользовался всеми возможностями сервиса. Для этого обеспечивается локализация и обработка данных под каждого пользователя отдельно. Это требует хоть и простой и быстрой, но все же регистрации. В режиме "Гость" без этого можно обойтись в случае, если вам необходимо разово решить какую-то задачу, например, просто сделать счет на оплату, скачать pdf-ку и отправить документ клиенту, - пояснила Мария.
Однако, в этом режиме документы не сохраняются. Вы не сможете сохранить данные о контрагентах и товарах/услугах в справочники. Также недоступны настройка автосценариев и быстрое создание версий документов.
Сколько все это стоит?
Полнофункциональный платный тариф за пользование сервисом Smartdoc.by составляет 50 рублей в месяц, 270 рублей за полгода и 480 рублей за год. Есть и бесплатный тариф: при наличии регистрации, но отсутствии платного пакета услуг, часть функций и данных блокируется, но документы никуда не пропадут.
Предусмотрен также бесплатный полнофункциональный тест в течение 10 дней.
– Пользователи, которые прошли регистрацию и создали учетную запись, получают 10-дневный полнофункциональный доступ к сервису, включая средства автоматизации и возможность выгрузок документов, но с некоторыми лимитами по количеству документов. Этого срока должно быть достаточно для ознакомления с сервисом, понимания, что он применим в вашем бизнесе, вы или ваши сотрудники сможете в нем работать, что его интерфейс вам понятен и не вызывает отторжения, – заметила Мария Воротникова.
Сервис Smartdoc.by открыт для диалога и принимает предложения по дальнейшему его развитию.
*На правах рекламы